Reports: quanto tempo devo conservarli?
E’ questa una domanda che ci capita di sentire molto spesso nelle Aziende Alimentari che serviamo.
Negli Uffici Qualità infatti l’archiviazione delle pratiche non piu’ necessarie è fondamentale per non essere sommersi dalla carta.
Non si tratta di documenti fiscali o bancari,per i quali occorre conservare i documenti per circa 10 anni oppure di atti notarli che devono essere conservati per sempre,pero’ non ci scordiamo che i reports della derattizzazione e disinfestazione sono parte integrante del manuale di autocontrollo aziendale.
Anche i Sistemi Qualità prevedono una durata di conservazione dei documenti aziendali.
Un discrimine che ci puo’ aiutare per decidere quanto tempo conservare i reports potrebbe essere rappresentato dalla vita del prodotto o dei prodotti aziendali;le domande che ci possiamo porre sono ad esempio: quanto tempo resta un prodotto sugli scaffali?Quanto in commercio?
A volte abbiamo sentito che i Clienti cestinano i reports dopo 6 mesi o dopo un anno.
Attenzione, perchè e’ nostro dovere tutelarci in caso di contenziosi,ed essere in grado di poter rispondere ad ogni evento che si manifesti circa la contaminazione da insetti e roditori sull’alimento,fino a che questo puo’ essere commercializzato e venduto al Cliente finale.
Non solo la contaminazione fisica è importante,ma anche quella microbiologica:anche improvvisi aumenti di carica microbiologica potrebbero riguardare infestazioni specifiche,a carico di mosche per esempio,oppure un innalzamento della quantità di acido acetico dovuto ad una invasione di moscerini (Drosophila) nella passata primavera.
A volte alcuni eventi si possono manifestare non immediatamente ma dopo un certo periodo,prendiamo quindi in considerazione tutte le varianti circa questi aspetti.
Pensiamo ora a cosa accadrebbe nel caso si evidenziasse una contaminazione da insetti di un prodotto della vostra Azienda.
Una delle prime cose da fare sarà risalire al lotto di produzione e determinare in che periodo l’alimento è stato prodotto.
Sarà sicuramente interessante verificare quali sono stati gli andamenti delle catture di quel tipo di insetto nel corso degli interventi,eventuali segnalazioni o sforamenti dei Limiti Critici a cui hanno fatto seguito azioni preventive o correttive,oppure se l’insetto responsabile della contaminazione sia di una specie sconosciuta in ambito infestativo aziendale e non sia mai stata censita durante i monitoraggi effettuati;questo evento potrebbe verificarsi qualora il prodotto abia stazionato per periodi piu’ o meno lunghi in magazzini temporanei prima di essere venduto al Cliente finale e non essere imputabile quindi ai processi produttivi.
Anche il flusso di alimenti e materie prime da e verso paesi esteri ed extraeuropei potrebbe essere all’origine di infestazioni da specie di insetti per noi “aliene” come vengono definite in gergo tecnico e questo in certi casi si puo’ evidenziare con facilità con una semplice analisi entomologica.
Romani Disinfestazioni Srl conserva i reports inerenti i servizi per molti anni, e i nostri Clienti che gestiscono la loro documentazione nell’area riservata del sito romanidisinfestazioni.com possono accedere a tutti gli anni censiti dal momento che questo enorme Database è stato creato,ossia dal 2012,come puoi vedere dall’esempio qui sotto.
Consigliamo pero’ di considerare questo aspetto con la massima attenzione per cui consigliamo a tutte le Aziende di conservare con cura per il tempo che riterranno ragionevole oltrechè opportuno i documenti in archivio pronti ad essere consultati in caso di bisogno.
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