Quanto tempo conservare i reports?

Reports: quanto tempo dobbiamo conservarli?
E’ questa una domanda che ci capita di sentire molto spesso dai nostri referenti nelle Aziende Alimentari che serviamo.

Negli Uffici Qualità infatti l’archiviazione delle pratiche non piu’ necessarie è importante per non essere sommersi dalla carta e non rischiare di attingere a documenti obsoleti e non piu’ necessari..

Non trattandosi di documenti fiscali o bancari, che devono essere conservati per almeno 10 anni, oppure di atti notarili che devono essere sempre conservati, i reports non hanno un vero e proprio termine di archiviazione legale,pero’ non ci scordiamo che sono documenti che sono parte integrante del manuale di autocontrollo aziendale e che sono sempre utili ai fini di una analisi storica dei dati.

Un discrimine che ci puo’ aiutare per decidere quanto tempo conservare i reports potrebbe essere rappresentato per esempio dalla vita del prodotto o dei prodotti aziendali: la domanda che ci possiamo porre ad esempio potrebbe essere: quanto tempo resta un prodotto sugli scaffali?Quanto in commercio?

E’ infatti nostro dovere tutelarci in caso di contenziosi,ed essere in grado di poter rispondere ad ogni evento che si manifesti circa la contaminazione da insetti e roditori sull’alimento,fino a che questo puo’ essere commercializzato e venduto al Cliente finale.

Non solo la contaminazione fisica è importante,ma anche quella microbiologica:anche improvvisi aumenti di carica microbiologica potrebbero riguardare infestazioni specifiche,a carico di mosche per esempio,oppure un innalzamento della quantità di acido acetico dovuto ad una invasione di moscerini (Drosophila).
A volte alcuni eventi si possono manifestare non immediatamente ma dopo un certo periodo,prendiamo quindi in considerazione tutte le varianti possibili circa questi aspetti.

Pensiamo infatti a cosa accadrebbe nel caso si evidenziasse una contaminazione da insetti di un prodotto nella Vostra Azienda.
Una delle prime cose da fare sarà risalire al lotto di produzione e determinare in che periodo l’alimento è stato prodotto.
Sarà sicuramente interessante verificare quali siano stati gli andamenti delle catture di quel tipo di insetto nel corso degli interventi,eventuali segnalazioni o sforamenti dei Limiti Critici a cui hanno fatto seguito azioni preventive o correttive,oppure se l’insetto responsabile della contaminazione sia di una specie sconosciuta in ambito infestativo aziendale e non sia mai stata censita durante i monitoraggi effettuati;questo evento potrebbe verificarsi qualora il prodotto abbia stazionato per periodi piu’ o meno lunghi in magazzini temporanei prima di essere venduto al Cliente finale e non essere imputabile quindi ai processi produttivi del sito.

Anche il flusso di alimenti e materie prime da e verso paesi esteri ed extraeuropei potrebbe essere all’origine di infestazioni da specie di insetti per noi “aliene” come vengono definite in gergo tecnico e questo in certi casi si puo’ evidenziare con facilità con una semplice analisi entomologica.

Romani Disinfestazioni Srl conserva i reports inerenti i servizi per molti anni, e i nostri Clienti che accedono all’area riservata del sito romanidisinfestazioni.com possono consultare tutti i reports a partire dal momento che questo enorme Database è stato creato,ossia dal 2012,come è possibile vedere dall’esempio qui sotto.

reports

In virtu’ di quanto sopra detto consigliamo di conservare i Report per un periodo ragionevole e prediligere la forma digitale anzichè cartacea in modo da razionalizzare l’archiviazione e renderla sempre prontamente disponibile alla consultazione.

Scrivimi per ogni richiesta di approfondimento

Norman Rosi CQ Romani Disinfestazioni Srl Lucca

Norman_Rosi

 

 

 

 

 

 

 

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